الحقيقة هي أن الشركات تنتقل من سياسات السفر الصارمة إلى إدارة سفر الأعمال المرنة ، باستخدام الفرق الداخلية وشركات إدارة السفر واستقلالية الموظفين للتنقل في مشهد السفر المعقد اليوم. ومع ذلك ، فإن هذا التحول نحو المرونة يطرح تحديات جديدة ، مما يستلزم حلولا مبتكرة.
لمواجهة هذه التحديات ، تتبنى الشركات التكنولوجيا ، بما في ذلك تطبيقات الأجهزة المحمولة والحلول القائمة على الذكاء الاصطناعي لتبسيط الطلبات والعمليات ، وتحسين التكاليف ، وتعزيز تجربة الحجز والسفر بشكل عام. يقدم تقرير “رؤى سفر الأعمال 2024” الصادر عن Aviation Business Middle East و WegoPro رؤى قيمة لمديري السفر وقادة الأعمال والمسافرين الدائمين لتحسين عمليات السفر والكفاءة والتكاليف.
عمليات الحجز الحالية
تنقسم إدارة سفر الشركات بين الاستعانة بمصادر خارجية للشركات المتخصصة (36.84٪) والاعتماد على الفرق الداخلية (31.58٪). تشمل أهم المخاوف التحكم في التكاليف وتتبع النفقات (36.84٪) ، وضمان الامتثال للسياسة ، وإدارة تغييرات الحجز. تسود الطرق التقليدية في إنفاذ سياسات السفر وإدارة النفقات ، حيث تعتبر عمليات الموافقة اليدوية (42.11٪) والسداد على أساس الاستلام (57.89٪) ممارسات شائعة.
وعلى الرغم من هذه الأساليب التقليدية، يدرك المشاركون الفوائد المحتملة للتكنولوجيا المتقدمة لتعزيز الكفاءة. تشمل المجالات الرئيسية للتحسين التكامل مع منصات النفقات والتحديثات في الوقت الفعلي والتخصيص المستند إلى الذكاء الاصطناعي.
الاتجاهات المتغيرة
وفقا للتقرير ، شهد هذا العام أن سفر العمل أصبح مدفوعا بشكل متزايد بالتكنولوجيا مع الأدوات التي تعمل بالطاقة الذكاء الاصطناعي وتطبيقات الأجهزة المحمولة والتحديثات في الوقت الفعلي التي تحول تخطيط الرحلات وإدارتها وتنفيذها. تشمل الاتجاهات الرئيسية التخصيص القائم على الذكاء الاصطناعي ، وتطبيقات الأجهزة المحمولة للحجز والإدارة ، وسياسات السفر المرنة لاستيعاب تغييرات اللحظة الأخيرة.
قال الرئيس التنفيذي والمؤسس المشارك لشركة WegoPro ، براشانت كيرتان ، إنه مع تطور الصناعة ، ستزدهر الشركات التي تعطي الأولوية لاعتماد التكنولوجيا والمرونة والاستدامة. على هذا النحو ، أكد أن WegoPro ملتزمة بتقديم حلول متطورة تعمل على تبسيط العمليات وتقليل التكاليف وتحسين تجربة سفر الشركات.
الدراسة
استكشف الاستطلاع موضوعات مهمة مثل عمليات السفر ، وتحديات إدارة التكاليف ، وفعالية سياسة السفر ، وتوقعات المسافرين. وحلل دور التكنولوجيا في تبسيط إدارة السفر. كما قدمت رؤى قابلة للتنفيذ ونتائج مدعومة بالبيانات لمساعدة الشركات على تحسين استراتيجيات السفر الخاصة بها وتحسين الكفاءة والحفاظ على التحكم مع ضمان تجربة سفر مثالية لموظفيها. تسلط النتائج الرئيسية الضوء على أهمية تحسين التكاليف والامتثال للسياسات واعتماد التكنولوجيا.
عملية الحجز والتحديات الرئيسية
تتغير ترتيبات سفر العمل ، حيث تتبنى الشركات مناهج متنوعة. 37٪ شركاء مع شركات إدارة السفر ، و 32٪ يستخدمون فرقا داخلية ، و 31٪ يسمحون للموظفين بحجز سفرهم بأنفسهم ، مع إعطاء الأولوية للمرونة والراحة والبساطة. ومع ذلك ، فإن هذه المرونة تقدم تعقيدا في إدارة التغييرات والنفقات.
تشمل التحديات الرئيسية التعامل مع تغييرات الحجز (37٪) ، وتتبع نفقات السفر (37٪) ، وتبسيط سير عمل الموافقة (32٪) ، والتحكم في تكاليف السفر (26٪). علاوة على ذلك، يعاني 11٪ من الامتثال للسياسات، ويفتقر 42٪ إلى سياسة سفر رسمية، مما يشير إلى فجوات الحوكمة والمخاطر المحتملة. تختلف طرق التنفيذ ، حيث يعتمد 37٪ على الموافقات اليدوية و 21٪ يستخدمون الأتمتة ، مما يسلط الضوء على الحاجة إلى حلول أكثر فعالية لإدارة السفر لتحقيق التوازن بين المرونة والرقابة المالية والالتزام بالسياسات.
إدارة نفقات السفر وتتبعها والإبلاغ عنها
تظل الإدارة الفعالة لنفقات السفر أولوية للشركات ، مع وجود فجوة بين الأساليب التقليدية والحديثة. حاليا ، تستخدم 58٪ من الشركات نماذج السداد التقليدية ، حيث يقدم الموظفون الإيصالات بعد الرحلات ، بينما اعتمد 26٪ تطبيقات إدارة نفقات السفر الرقمية. 16٪ فقط يستخدمون بطاقات الائتمان الصادرة عن الشركة. لا يزال تتبع النفقات يدويا هو الخيار المفضل ، حيث يعتمد 47٪ على تتبع الإيصالات و 26٪ يستخدمون جداول البيانات ، على الرغم من أن 32٪ اعتمدوا برنامج إدارة النفقات الرقمية. وعلى هذا النحو، لا تزال إدارة النفقات تمثل تحديا كبيرا، حيث أشار 56٪ إلى أن تقديم الإيصالات في الوقت المناسب هو الشاغل الأكبر، يليه التأخير في السداد (39٪) وصعوبات في مراقبة الإنفاق الزائد (33٪).
المزودون المفضلون بما في ذلك شركات الطيران
يبدو أن سياسات السفر للشركات تعطي الأولوية لتحقيق التوازن بين توفير التكاليف والمرونة. في حين أن 44٪ من الشركات تتعاون مع شركات طيران وفنادق وتأجير سيارات محددة للحصول على خصومات ، فإن 56٪ تسمح للموظفين باختيار مزوديهم المفضلين ، مما يشير إلى أن الاحتياجات الفردية تفوق الآن تدابير توفير التكاليف التقليدية. ومع ذلك، تظل التكاليف هي العامل الحاسم الأساسي في اختيار شركات الطيران، حيث أعطى 94٪ الأولوية لتحسين الميزانية على راحة الموظفين (17٪) وبرامج الولاء (11٪).
يعكس هذا النهج الواعي من حيث التكلفة ، فإن الدرجة السياحية هي الإعداد الافتراضي لسفر الشركات ، لكن الشركات تقدم امتيازات متدرجة. 22٪ يقومون بترقية الموظفين المختارين إلى درجة سياحية أو درجة رجال الأعمال الممتازة، و11٪ يحصلون على سفر في الدرجة الأولى لكبار التنفيذيين. ويوازن هذا بين التحكم في التكاليف والمكافآت للموظفين رفيعي المستوى، مما يدل على أن الشركات تعطي الأولوية للحكمة المالية مع توفير الراحة والمكانة لكبار المديرين التنفيذيين، مما يؤكد أهمية الإدارة الاستراتيجية للسفر في المشهد المؤسسي اليوم.
اقرأ المزيد: السفر الفاخر: سر نجاح الأعمال
الحجز المسبق والتغييرات
تختلف الجداول الزمنية لتخطيط رحلات العمل اختلافا كبيرا بين الشركات. 44٪ يحجز السفر قبل أسبوع إلى أسبوعين لتحقيق التوازن بين المرونة والأسعار التنافسية ، بينما يخطط 40٪ لأكثر من شهر للاستفادة من خصومات الحجز المبكر. في المقابل ، يحجزون 28٪ قبل أقل من أسبوع ، وغالبا ما يكون مدفوعا باحتياجات العمل العاجلة.
تظل معظم خطط سفر العمل مستقرة نسبيا بمجرد الانتهاء منها ، مع التغييرات التي تتطلب حوالي ربع إلى نصف الوقت. أبلغت 50٪ من الشركات عن تعديلات بنسبة 25-50٪ من الوقت ، بينما تحدث تغييرات نادرة أقل من 25٪ من الوقت ل 44٪ من المستجيبين. عندما تكون التغييرات في اللحظة الأخيرة ضرورية ، تعتمد 44٪ من المؤسسات على الموظفين للتعامل مع الترتيبات ، بينما تستخدم 28٪ شركات إدارة السفر ، و 22٪ تستخدم خيارات الحجز المرنة. وهذا يسلط الضوء على الحاجة إلى استراتيجيات فعالة لإدارة السفر توازن بين المرونة وتحسين التكلفة.
إدارة سفر الشركات
وتتوزع مسؤوليات إدارة سفر الشركات على الإدارات، حيث تقود فرق المشتريات 39٪ من الشركات، تليها الموارد البشرية (22٪)، والفرق المالية (17٪)، ومكاتب السفر المخصصة (16٪). يسلط هذا التشتت الضوء على تعقيد إدارة سفر الشركات والحاجة إلى التعاون بين الإدارات.
الرضا عن عمليات سفر الشركات وإدارة النفقات فاتر ، حيث أعرب 11٪ فقط عن رضاهم. وللتحسين، أعطى المشاركون الأولوية لتطبيقات الهاتف المحمول (56٪)، والتخصيص القائم على الذكاء الاصطناعي (50٪)، وأنظمة إدارة النفقات المتكاملة (44٪). تشمل الميزات الرئيسية التكامل مع أنظمة النفقات (44٪) ، والتحديثات في الوقت الفعلي (39٪) ، والأدوات الديناميكية لإبقاء المسافرين على اطلاع.
دراسات حالة WegoPro: فرص التحسين
في التقرير ، شاركت WegoPro دراستين حالة ساعدتهما في تعزيز عمليات الحجز لشركتين: Funding Communities و Transcelestial.
واجهت Funding Communities ، وهي منصة إقراض من نظير إلى نظير ، تحديات تشغيلية بسبب عمليات إدارة النفقات اليدوية ، مما أدى إلى اختناقات سير العمل والتأخير والتكاليف الخفية. لمعالجة هذه المشكلات ، قدمت WegoPro أدوات متقدمة ، بما في ذلك المزامنة الآلية للبيانات ، والتتبع في الوقت الفعلي ، وتقديم الإيصالات بسهولة عبر تطبيقات الهاتف المحمول ، وتبسيط إدارة النفقات وتحسين الدقة والرؤية ورضا الموظفين.
أدت فوائد الأدوات المنفذة إلى تقليل وقت الاستجابة ، وزيادة الإنتاجية ، وتوفير التكاليف ، وتقليل الخطأ البشري ، والامتثال للسياسات واللوائح. كما عززت بساطة المنصة وشفافيتها تجربة الموظف ، مما قلل من الوقت والجهد اللازمين لتقديم مطالبات النفقات والسماح بالموافقات أثناء التنقل.
في حالة أخرى ، عانت Transcelestial Technologies أيضا من عمليات السفر اليدوي وإدارة النفقات ، مما أدى إلى عدم الكفاءة وتضخم التكاليف وإحباط الموظفين. كانت الشركة تفتقر إلى رؤية الإنفاق على السفر ، وواجهت مشكلات في الامتثال للسياسة ، وواجهت تأخيرات في السدادات.
للتغلب على هذه المشكلات ، نفذت WegoPro أدوات قللت من المهام الإدارية بمقدار الثلثين ، مما أدى بدوره إلى زيادة الإنتاجية. أدت عمليات الحجز وإدارة النفقات المؤتمتة إلى تبسيط سير العمل، مما يضمن الامتثال للسياسة وتقليل الإنفاق غير المصرح به. أتاحت تحليلات المنصة وتكاملها مع Xero اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات ، مما أدى إلى انخفاض تكاليف السفر بنسبة 30٪. الأهم من ذلك ، تحسن رضا الموظفين بفضل بوابة الخدمة الذاتية سهلة الاستخدام وعملية إدارة النفقات البديهية.
اقرأ المزيد: أماديوس يقول إن الذكاء الاصطناعي التوليدي هو مفتاح نمو صناعة السفر
